Jak korzystać z SL2014?

Złożenie wniosku o dofinansowanie zakończone sukcesem – wielu wnioskodawców uważa, że to najważniejszy moment w staraniach o dotację. Tymczasem decydujące fazy – realizacja, rozliczenie projektu i utrzymanie jego trwałości – dopiero przed nimi. W tym procesie będą korzystać z SL2014.

Zawarcie umowy o dofinansowanie zobowiązuje do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania realizowanego projektu. Uwaga: to zupełnie inny system niż Serwis Beneficjenta LSI2014, którego używaliśmy w procesie składania wniosku o dofinansowanie. Czym jest SL2014? – To skrótowa nazwa aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego, która ma za zadanie wspierać realizację wszystkich programów operacyjnych w ramach Funduszy Europejskich na lata 2014-2020. Beneficjenci mogą za jego pośrednictwem m.in. wypełniać oraz składać wnioski o płatność, prowadzić korespondencję z instytucją odpowiedzialną za ich weryfikację oraz przekazywać inne informacje lub dokumenty niezbędne do rozliczania projektu, np. harmonogram płatności, czyli informację na temat planowanych wydatków w projekcie. Cały proces komunikacji z instytucją oraz składanie dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej właśnie poprzez SL2014 – mówi Marcin Sauk, koordynator Wieloosobowego Stanowiska ds. Informatycznych w Wydziale Zarządzania Strategicznego UMWZ.

 

 

Umowa zobowiązuje

Podpisanie umowy o dofinansowanie oznacza zobowiązanie do prawidłowej i terminowej realizacji projektu. Pociąga to za sobą regularną sprawozdawczość i wnioskowanie o płatność w rytmie wyznaczonym przez harmonogram. – Projekt polega nie tylko na tym, by poprawnie rozliczyć wydatki. Wyznacza też cele i wartości wskaźników, które beneficjent musi osiągnąć. My na każdym etapie monitorujemy rezultaty projektu. Jeśli beneficjent na zakończenie nie osiągnie pewnych założonych wartości docelowych, część pieniędzy będzie musiał zwrócić. To jest niekomfortowa sytuacja dla obu stron umowy, dlatego z naszej strony robimy wszystko, aby do tego nie doszło – mówi Żaneta Ambrożewicz z Biura Obsługi Projektów Wydziału Edukacji EFS w Wojewódzkim Urzędzie Pracy (WUP) w Szczecinie.

Pani Żaneta jest jednym z opiekunów projektów, po stronie instytucji finansującej. To oni przeglądają dokumenty składane poprzez system. W razie nieprawidłowości lub konieczności wprowadzenia korekt czy uzupełnień kontaktują się z beneficjentami. Do nich również zgłaszają się koordynatorzy projektów, dzieląc się różnymi problemami i prosząc o radę. Opiekunom, podobnie jak beneficjentom, zależy bowiem na osiągnięciu i utrzymaniu celów oraz wskaźników przewidzianych we wniosku o dofinansowanie. Opiekunowie zwracają uwagę na wciąż aktualny problem: beneficjenci rzadko kiedy znają podpisane przez siebie umowy. Tymczasem to one zawierają wszystkie najważniejsze informacje.

Jednym z załączników do umowy o dofinansowanie jest formularz służący do wyznaczania osób uprawnionych do obsługi SL2014. Beneficjent wskazuje osoby, które będą go reprezentować i w jego imieniu przekazywać za pośrednictwem systemu informacje o postępach w realizacji projektu oraz dokumenty dotyczące wydatkowania środków. – To beneficjent decyduje o liczbie osób, które będą obsługiwać projekt w SL2014. Decyduje również o odebraniu uprawnień dostępu do systemu wskazanym wcześniej osobom – dodaje Marcin Sauk.

Logowanie do SL2014

System jest dostępny pod adresem sl2014.gov.pl. Aktualna wersja przeglądarki internetowej gwarantuje bezproblemową pracę w systemie. Osoba uprawniona otrzymuje wiadomość potwierdzającą założenie konta w SL2014, zawierającą m.in. numer umowy oraz link do strony logowania. Jak się zalogować? – Można to zrobić na trzy sposoby. Pierwszą i podstawową metodą logowania jest wykorzystanie profilu zaufanego ePUAP. Jeżeli osoba uprawniona jeszcze go nie ustanowiła, musi założyć konto na portalu ePUAP, a następnie utworzyć profil zaufany i potwierdzić wprowadzone dane. Polega to na potwierdzeniu tożsamości użytkownika w dowolnym punkcie potwierdzenia profilu zaufanego, do którego należy udać się z dowodem osobistym, np. urząd skarbowy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych (lista punktów na stronie: www.pz.gov.pl). Od niedawna można to zrobić także online za pomocą własnego konta bankowego. Założenie konta i posługiwanie się profilem zaufanym ePUAP jest darmowe i to zdecydowanie najczęściej wykorzystywany sposób logowania do SL2014 – mówi Marcin Sauk.

Kolejna dostępna, ale już mniej popularna metoda logowania, oparta jest na wykorzystaniu podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. – Jest to opcja dla osób posiadających odpowiednie urządzenie dające możliwość składania podpisu elektronicznego lub decydujących się na jego zakup. Należy wziąć pod uwagę, że wiąże się to z opłatami, np. wykupieniem abonamentu – uzupełnia Marcin Sauk.

Z trzeciej metody wchodzenia do SL2014 korzystamy wyłącznie w razie wystąpienia problemów technicznych, np. niedostępności platformy ePUAP. W tym przypadku jako login wprowadza się numer PESEL i wybiera przycisk „Wyślij hasło”. Hasło jest przesyłane na adres mailowy osoby uprawnionej. Standardowo podczas bezawaryjnego działania systemu ta opcja jest wyłączona.

 

SL2014 najczęściej odwiedzasz, gdy:

  • wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś
  • wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu
  • chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki (wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek)
  • składasz korekty wcześniej złożonych wniosków
  • przekazujesz informacje o postępie rzeczowym projektu
  • prowadzisz korespondencję z opiekunem projektu.

 

Aby uniknąć problemów, zapoznajmy się z wytycznymi i instrukcjami dostępnymi na stronie internetowej w zakładce „Zapoznaj się z wytycznymi programowymi”. Lekturą obowiązkową jest dostępny tam „Podręcznik Beneficjenta”. – Polecam zapoznanie się z nim oraz z wersją multimedialną instrukcji (www.instrukcja.sl2014.gov.pl). Podczas pracy w systemie na pewno pojawią się pytania, na które można w tych materiałach znaleźć odpowiedź – mówi Marcin Sauk.

Elementarz

Opiekunowie z czasem poznają projekt tak samo dobrze jak beneficjent. W razie potrzeby – gdy w ogólnodostępnych dokumentach nie znajdziemy odpowiedzi na rodzące się pytania – warto się z nimi konsultować. Beneficjenci lubią jednak iść na skróty i dzwonią z elementarnymi problemami.

– Czasami osoby składające wniosek, nim sięgną do podręcznika, od razu dzwonią z pytaniami, na które odpowiedzi łatwo znalazłyby w instrukcjach. Gdy sprawy dotyczą informacji zawartych w umowie, widać, że i jej zapisów nie znają. To oczywiście składającym wnioski przyspiesza pracę, ale z tego powodu my mamy mniej czasu na rozwiązywanie trudniejszych kwestii – mówi Natalia Siewiera z Biura Obsługi Projektów w Wydziale Integracji Społecznej EFS szczecińskiego WUP.

Podręcznik jest obszerny, liczy ponad 300 stron – być może to zniechęca do sięgania po niego. Jednakże treść jest bardzo przejrzysta, uzupełniona o użyteczne schematy. To elementarz dla wszystkich osób uprawnionych do korzystania z SL2014. Z pewnością obok umowy o dofinansowanie powinna być to lektura obowiązkowa.

Dokumentuj i przestrzegaj terminów

Dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich łatwą i jednoznaczną identyfikację. Zasada przejrzystości mówi ponadto, by do płatności używać specjalnego rachunku do obsługi projektu. Każdy wydatek musi zostać rozliczony w składanym za pośrednictwem SL2014 wniosku o płatność za poszczególne okresy.

– Przesłanie informacji lub dokumentów przez SL2014 oznacza dostarczenie ich do instytucji przez beneficjenta. Dokumentów tych beneficjent nie przesyła już w formie papierowej, ale oryginały powinny być przechowywane na potrzeby ewentualnych przyszłych kontroli projektu. Dotyczy to np. załączników do wniosku o płatność – uściśla Marcin Sauk.

Poprzez system przesyłamy kopie faktur, dowodów zapłaty zobowiązań wynikających z przedstawionych do rozliczenia dokumentów, wyciąg z rachunku bankowego do obsługi zaliczki za okres od dnia jej otrzymania do dnia złożenia rozliczającego ją wniosku o płatność, umowy i aneksy do umów z dostawcami lub wykonawcami, dokumenty potwierdzające odbiór przedmiotów dostawy czy usługi itd. Lista załączników jest dostępna w „Podręczniku Beneficjenta”.

Rozliczenia odbywają się zgodnie z harmonogramem. Z każdym wnioskiem o płatność przekazujemy kolejny harmonogram płatności, informujący o przewidywanych ramach czasowych przedkładania następnych wniosków o płatność, ze wskazaniem wydatków ogółem i kwalifikowalnych oraz wnioskowanych kwot dofinansowania (w formie refundacji lub zaliczki). Pierwszy harmonogram płatności stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie i obejmuje cały okres realizacji projektu. Kolejne harmonogramy są aktualizowane wraz z każdym wnioskiem o płatność za pośrednictwem SL2014.

 

Projekty wsparte z EFRR

Wniosek przesyłasz nie rzadziej niż co 3 miesiące, przy czym pierwszy składany jest w okresie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Wniosek rozliczający zaliczkę – 45 dni od jej otrzymania (ale nie później niż do 30 listopada w sytuacji, gdy projekt jest również współfinansowany ze środków budżetu państwa).

Projekty wsparte z EFS

Wniosek będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania składasz zaraz po podpisaniu umowy. Drugi i kolejne wnioski o płatność – nie rzadziej niż raz na kwartał – w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia danego okresu rozliczeniowego. Wniosek o płatność końcową – przed upływem 30 dni od określonej w umowie o dofinansowanie daty zakończenia realizacji projektu.

 

Dokumentację przesyłaną przez SL2014 weryfikują i obsługują opiekunowie projektów z odpowiedniej instytucji: Wydziałów UMWZ lub WUP. – Instytucje odpowiedzialne za weryfikację dokumentów mogą realizować swoje zadania w odmienny sposób. Na przykład część pól w formularzach nie jest obowiązkowa, a o ich wypełnianiu decyduje odpowiednia instytucja. To samo dotyczy częstotliwości składania dokumentów przez SL2014 – uzupełnia Marcin Sauk.

Większe problemy sprawia rozliczanie projektów miękkich (finansowanych z EFS), zwłaszcza beneficjentom debiutującym w korzystaniu z funduszy unijnych. Muszą oni uzupełniać dodatkowe zakładki, np. „Monitorowanie uczestników projektu”. Polecamy zatem rozmowę z opiekunami projektów realizowanych w ramach działań wdrażanych przez WUP – „Mamy wspólny cel”. Opiekunowie radzą, aby tak planować zadania i wydatki w ramach projektu, by nie zabrakło pieniędzy, co podobno czasami się zdarza.

Jerzy Gontarz