Mamy wspólny cel

Dla nas beneficjent to nie jest segregator na półce – mówią opiekunowie projektów w Wojewódzkim Urzędzie Pracy (WUP) w Szczecinie.

Jakie doświadczenie mają przedstawiciele beneficjentów w rozliczaniu projektów?

Natalia Siewiera (NS): Osoby, z którymi się kontaktujemy, są bardzo różne. Wszyscy beneficjenci deklarują we wnioskach o dofinansowanie doświadczenie w realizacji projektów. Często się okazuje, że – owszem – doświadczenie ma gmina lub firma, ale dany pracownik tego typu projektem zajmuje się po raz pierwszy. Inaczej rozmawia się z osobami, które od 10 lat przygotowują wnioski o płatność, a inaczej z tymi, którzy dopiero się tego uczą. Musimy odpowiednio modyfikować język, by się lepiej porozumieć. Osoby starsze miewają problemy techniczne, np. z Excelem. Młodzi z kolei szybko opanowują obsługę systemu, ale są gorzej przygotowani merytorycznie.

Jakie problemy najczęściej pojawiają się przy wnioskowaniu o płatność?

Katarzyna Prys (KP): Wielu beneficjentów popełnia podobne błędy. Problemy sprawia np. załącznik nr 13 związany z harmonogramem. Chodzi o procentowe wskazywanie środków rozliczanych i przekazywanych. Beneficjenci nie wiedzą, w której kolumnie jaką kwotę umieścić. I tak w kolumnie związanej z transzami wskazują wydatki razem z wkładem własnym, tymczasem należy je rozbić ze względu na źródło. Kolejny błąd to wpisywanie do wniosków nazw dokumentów w innym brzmieniu niż faktyczne.

Żaneta Ambrożewicz (ŻA): Każdy priorytet ma swą specyfikę. Obsługuję projekty z obszaru edukacji i moimi beneficjentami są przede wszystkim gminy i powiaty. Jeśli chodzi o numery i nazwy dokumentów, to jest pełna skrupulatność. U nas są inne problemy: niedokładnie opisane faktury, brak logotypu albo informacji o zakazie podwójnego finansowania. To drobne rzeczy, ale niestety nie możemy zaakceptować takiego wniosku, więc prosimy o poprawienie.

Natalia Siewiera (NS): Beneficjenci bywają nieterminowi i składają niekompletne wnioski. Podstawowy, główny wniosek o płatność jest uzupełniany o zakładki, np. „Zamówienia publiczne”, „Monitorowanie uczestników”, „Baza personelu”. Wniosek o płatność musi wpłynąć w terminie określonym umową. Beneficjenci – wiedząc, że mają do konkretnego dnia przesłać wniosek – na ostatnią chwilę dostarczają jego podstawową część, ale bez wypełnionych zakładek. A one stanowią integralną część wniosku, podobnie jak wszystkie załączniki.

Powtarza się problem z harmonogramami. Bierze się to stąd, że harmonogram w SL2014 wygląda inaczej niż ten pod umową. Natomiast wpisywane dane liczbowe muszą się pokrywać. To takie puzzle – trzeba pokojarzyć odpowiednie wartości w obu dokumentach. I już w tej sprawie rozdzwaniają się telefony.

W jaki sposób opiekun reaguje na braki i błędy?

NS: Prosimy o pilne uzupełnienie integralnych części wniosku i załączników. Po wstępnej weryfikacji przesyłamy poprzez system do beneficjenta pismo, w którym wykazujemy, czego potrzebujemy do zatwierdzenia tego wniosku. Mamy dwa rodzaje weryfikacji: jest tzw. próba płytka (tę procedurę beneficjenci powinni dobrze znać) i analiza pogłębiona. W ramach tej drugiej beneficjent dostaje informację ze wskazaniem wylosowanych do próby uczestników projektu i wydatków, które chcemy bardziej szczegółowo zbadać. Otrzymuje również wykaz dokumentów, których oczekujemy, np. związanych z zamówieniem publicznym. Beneficjenci mają określony czas na dostarczenie tych dokumentów. Bywa, że są one źle opisane lub w ogóle nieopisane. Dostajemy np. wyciągi bankowe zbiorcze, zawierające wiele różnych wydatków, wówczas beneficjent powinien zaznaczyć, zadeklarować, które kwoty dotyczą objętego analizą wydatku.

KP: Mamy problem z ich zidentyfikowaniem, szczególnie gdy dotyczą składek do ZUS i składowych wynagrodzeń. Ponownie prosimy o wyjaśnienia.

NS: Natomiast zakładki z „Bazą personelu” i „Monitorowaniem uczestników” beneficjent może w tym czasie na naszą prośbę uzupełniać. Jeśli zobaczę, że mam niepełny zespół, np. są trzy osoby, a powinno być osiem, na bieżąco mogę się komunikować z uprawnioną osobą. Tego typu błędy nie skutkują negatywną oceną wniosku. Dopóki nie upłynie termin na weryfikację przekazuję, co jeszcze trzeba skorygować lub uzupełnić.

KP: System jest już na tyle elastyczny, że drobne elementy możemy poprawić za beneficjenta. Na początku system był mniej otwarty i tak naprawdę drobiazgi mogły zadecydować o negatywnej ocenie wniosku.

ŻA: Co możemy, to poprawiamy. Zależy nam na tym, by wnioski były akceptowane, by nie blokować przepływu finansów. Zdarza się, że przesyłamy sobie „Bazę personelu” czy „Monitorowanie uczestników” i pracujemy wspólnie z beneficjentem, żeby efekt był pozytywny. Cały czas jesteśmy w kontakcie z beneficjentami, którzy znajdują się pod naszą opieką.

Jakie błędy wynikają z rozbieżności z harmonogramami?

NS: We wnioskach o płatność są kwoty niezgodne z harmonogramem, co może świadczyć o tym, że beneficjent nie do końca pamięta lub nie rozumie harmonogramu, który sporządzał jako załącznik do umowy. Transza, o którą beneficjent wnioskuje, musi być zgodna z harmonogramem płatności złożonym jako załącznik do umowy o dofinansowanie projektu bądź potem aktualizowanym.

ŻA: Można pomyśleć, że beneficjenci nie zdają sobie sprawy, że muszą się sztywno trzymać przygotowanego wcześniej harmonogramu. Mogą go aktualizować, ale nie przywiązują do tego dostatecznej wagi.

NS: Albo nie aktualizują go w porę.

Agnieszka Tomczak (AT): Dużo błędów wynika z tego, że projektodawcy podpisują umowę, ale jej nie czytają.

Czy na każdym etapie można zaktualizować harmonogram?

AT: Możliwość aktualizacji harmonogramu zależy od wielu czynników. W początkowej fazie, kiedy projektodawca podpisuje umowę, konstruuje harmonogram płatności i proponuje, jakie chce wziąć transze i kiedy. Wysokość transz uzgadniamy z główną księgową WUP, bierzemy pod uwagę dostępność środków. Wiemy, kiedy WUP jako Instytucja Pośrednicząca będzie dysponował środkami i w jakiej wysokości (w podziale na źródła dofinansowania). Jako WUP też mamy swoje zobowiązania i kwoty, które musimy rozliczyć. Obligują nas także biegnące już terminy. Zaplanowanie transz płatności na nowo zależy więc od wielu czynników, nie jest to kwestia czyjegoś „widzimisię”.

Czy ktoś jeszcze przegląda wnioski po opiekunach, nim zostanie wydana decyzja o płatności?

AT: Do Biura Finansów i Monitoringu, gdzie pracuję, trafiają wnioski o płatność, które będą podlegały akceptacji i już powinny być zweryfikowane. Analizujemy je kompleksowo jako druga para oczu po opiekunie. Sprawdzamy również, czy projektodawca dokonał prawidłowego podziału na źródła dofinansowania i czy na właściwym poziomie rozliczył zadeklarowany wkład własny. I wszystkie elementy, które są we wniosku, po raz drugi są weryfikowane.

Co się dzieje w razie problemów w realizacji projektu?

NS: Wnioski o płatność są składane przynajmniej raz na kwartał, więc opiekun widzi, co się dzieje w danym projekcie, i ma możliwość w odpowiedniej chwili zareagować. Dzięki temu można beneficjentowi pomóc na jakimś trudnym etapie. We wnioskach pozostaje ślad, za pośrednictwem SL2014 przekazywane są wyjaśnienia i po rozliczeniu projektu łatwo sprawdzić, co robił opiekun i co robił beneficjent. Obowiązuje tzw. reguła proporcjonalności, zgodnie z którą beneficjent odpowiada proporcjonalnie do rezultatów, które osiągnął. Trzeba rzetelnie przez wszystkie okresy rozliczeniowe opisywać postęp rzeczowy projektu, żeby móc bronić go na koniec.

Czy zdarza się, że ktoś zatai problemy, licząc, że to „jakoś przejdzie”?

NS: We wniosku o płatność jest zakładka „Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu”. Co kwartał, chyba że wnioski o płatność składane są częściej, beneficjent pisze w tym miejscu, jakie problemy napotkał. Wymagamy, by wskazał środki naprawcze, jakie podjął. Nie zetknęliśmy się z sytuacją, żeby coś zatajono. Beneficjenci są świadomi, że prędzej czy później takie fakty wyszłyby na jaw, np. w trakcie kontroli lub podczas analizy wniosku o płatność. Jesteśmy w stałym kontakcie z beneficjentami. Jak tylko czują, że coś idzie nie tak, dzwonią lub piszą, prosząc o wsparcie. Odpowiadamy, jak najszybciej się da, gasząc pożar w zarodku.

Iloma projektami opiekun musi się zajmować jednocześnie?

NS: Niektóre projekty są krótkie, zwięzłe i – mówiąc wprost – na małe kwoty. Są też przedsięwzięcia olbrzymie, wieloletnie, realizowane przez wielu partnerów i w grę wchodzą bardzo duże pieniądze. Obsługa tych drugich zajmuje znacznie więcej czasu. Ze względu na kwoty obsługujemy przedsięwzięcia (po zsumowaniu wszystkich) o zbliżonej wartości. Przy podziale projektów między opiekunów znaczenie ma sposób rozliczania. Mniej czasu zajmują na przykład projekty ryczałtowe. W naszym wydziale średnia liczba to 12 projektów na osobę, w innych wydziałach może się rozkładać inaczej, od 15 do nawet 20 na osobę.

Dla beneficjenta nie są panie osobami anonimowymi?

ŻA: Niektórzy kontaktują się z nami niemal codziennie. Przychodzą również na konsultacje. Są tacy beneficjenci, którzy realizują kilka projektów w ramach różnych priorytetów. Odwiedzają wtedy wszystkie Biura Obsługi Projektów.

KP: Staramy się o to samo, by projekt osiągnął zakładane cele i był poprawnie rozliczony. Największa porażka, jaka się może nam przydarzyć, to rozwiązanie umowy o dofinansowanie.

ŻA: Dla nas beneficjent to nie jest segregator na półce. To jest osoba, z którą trzeba współpracować, dać kierunkowskaz. Dobrze rozliczany projekt oznacza mniej pracy zarówno dla nas, jak i dla beneficjentów. Łączy nas wspólny cel – zakończyć projekt z sukcesem.

Rozmawiał Jerzy Gontarz